Configurar y gestionar la base de conocimientos
Con la base de conocimientos, una organización escolar pone a disposición información confiable de forma centralizada. Los administradores pueden publicar enlaces y documentos de conocimiento. Además, los documentos de conocimiento publicados se buscan automáticamente cuando su contenido es relevante para una pregunta de chat común.
Gestionas la base de conocimientos a través de Administración → Base de conocimientos. Los enlaces existentes y los documentos centrales de conocimiento aparecen juntos en una tabla.
Lo que ven los usuarios
Los elementos publicados son visibles en la Base de conocimientos: conocimiento para toda la administración bajo Administración escolar → Documentos, conocimiento para una o más escuelas bajo esa escuela → Documentos, y enlaces bajo Enlaces. Dependiendo de la configuración, los enlaces de la base de conocimientos también pueden aparecer en el panel. Los usuarios solo ven información para toda la organización o para su propia escuela. Las plantillas de documentos destinadas a ciertos departamentos también aparecen para los empleados de esos departamentos bajo escuela → Mis departamentos.
Un documento de conocimiento puede usarse de dos maneras:
- El usuario abre el documento desde Documentos.
- AI-School busca automáticamente el documento en una pregunta de chat relevante, sin que el usuario tenga que seleccionarlo con el clip.
Un Enlace común solo apunta a una página web, video o fuente externa. Solo un documento de conocimiento procesado contiene Markdown canónico que puede ser buscado como fuente central en el chat.
Nivel organizacional y escolar
Cada documento de conocimiento tiene un alcance:
- Toda la organización — disponible para todas las escuelas dentro del entorno.
- Escuelas seleccionadas — solo disponible para usuarios de una o más escuelas seleccionadas.
Los administradores de la administración pueden gestionar conocimiento a nivel organizacional y para escuelas seleccionadas. Los administradores escolares solo gestionan conocimiento para las escuelas para las que tienen permisos de administración.
Elige el alcance según el contenido. Por ejemplo, una política de seguridad de la información para toda la administración pertenece a Toda la organización; una instrucción local de accesibilidad pertenece a la escuela correspondiente.
Vista general de la base de conocimientos
En la vista general puedes:
- buscar y filtrar;
- añadir elementos con el botón más;
- ajustar el orden con el controlador de arrastre;
- editar enlaces y documentos de conocimiento;
- publicar, archivar o eliminar documentos;
- importar o exportar un paquete OKF.
El índice y el orden establecido determinan cómo se ordenan los elementos en Documentos.
Añadir un elemento
Haz clic en el botón más sobre la tabla. Puedes elegir entre tres tipos de contenido.
Enlace
Elige Enlace para una página web existente, video, curso u otra fuente externa. Rellena un título reconocible, descripción, categoría y URL. El enlace será visible en la base de conocimientos, pero la página externa no se indexará automáticamente como documento central de conocimiento.
Añadir documento
Elige Añadir documento para escribir directamente un documento de conocimiento.
- Rellena un nombre de archivo único y un título claro.
- Elige un tipo y añade una descripción y etiquetas.
- Escribe o pega el contenido en el editor Markdown.
- Elige el estado y el alcance.
- Guarda el documento.
Usa encabezados claros, párrafos cortos e independientes y términos consistentes. Esto ayuda tanto al lector como a la recuperación automática de fragmentos relevantes.
Añadir archivo fuente
Elige Añadir archivo fuente para usar un archivo de Gestión de Archivos como documento de conocimiento. Puedes elegir un archivo existente o subir uno nuevo primero.
AI-School guarda el archivo original y además crea Markdown canónico. Los archivos PDF, Word, PowerPoint, Markdown y otros soportados obtienen así un formato consistente para visualización, exportación e indexación de búsqueda.
Los archivos PDF, Word y PowerPoint se procesan automáticamente. Se incluyen texto, estructura del documento y, cuando es posible, información visual relevante como tablas, gráficos, formularios e imágenes. Esto mantiene más contenido útil disponible que solo con extracción de texto plano.
Antes de publicar, verifica:
- que todos los capítulos importantes estén presentes;
- que las tablas y listas sean comprensibles;
- que los gráficos e imágenes estén bien descritos en contenido;
- que el título, descripción, tipo y etiquetas sean correctos;
- si las advertencias de calidad requieren acción;
- que el estado y el alcance escolar sean correctos.
Un procesamiento técnico exitoso no garantiza que todo el significado visual se haya transferido correctamente. Siempre compara el conocimiento importante con el archivo original.
Configurar metadatos
En Configurar documento de conocimiento gestionas, entre otros:
| Campo | Uso |
|---|---|
| Título | Nombre que los usuarios ven en la base de conocimientos y en la referencia de fuente. |
| Tipo | Tipo de contenido, por ejemplo política, protocolo o manual. |
| Descripción | Explicación breve sobre el objetivo y contenido. |
| Etiquetas | Términos de búsqueda y gestión, separados por comas. |
| Fuente o recurso | Origen o propietario del contenido. |
| URL de la fuente | Enlace a la fuente original o actual. |
| Fecha de modificación | Fecha en que la fuente fue actualizada en contenido. |
| Estado de publicación | Borrador, Publicado o Archivado. |
| Alcance | Toda la organización o escuelas seleccionadas. |
| Compartir con | Empleados, alumnos o ambos. |
| Departamentos | Solo para conocimiento escolar: los departamentos para los que está destinado el documento. |
| Markdown canónico | Contenido que se muestra, exporta e indexa. |
Compartir con empleados, alumnos y departamentos
Con Compartir con decides quién ve un documento publicado en la Base de conocimientos y quién lo recibe como fuente en el chat: empleados, alumnos o ambos. Un documento nuevo se comparte por defecto solo con empleados. Los documentos que existían antes de esta configuración siguen compartiéndose con todos hasta que los modifiques.
Para conocimiento de escuelas seleccionadas también puedes elegir Departamentos. Seleccionas entre los departamentos configurados para la escuela (Administración → Escuelas). Solo los empleados de esos departamentos verán el documento, bajo escuela → Documentos y también bajo escuela → Mis departamentos. Si dejas el campo vacío, el documento aplica para todos los empleados de la escuela. Los departamentos solo aplican para empleados; los documentos compartidos con alumnos los ven todos los alumnos de la escuela.
Los administradores siempre ven un documento para poder revisarlo. Los departamentos de empleados se configuran en Administración → Empleados → Asignar departamentos.
Estado y publicación
- Borrador — visible solo en administración y aún no disponible para preguntas de chat.
- Publicado — visible en Documentos y buscable dentro del alcance establecido.
- Archivado — guardado en administración, pero no disponible activamente para usuarios.
Un flujo de trabajo seguro es: añadir como Borrador, revisar contenido y alcance, probar preguntas representativas y luego publicar. Archiva conocimiento obsoleto y evita que versiones contradictorias estén publicadas simultáneamente.
Propiedad organizacional y conservación
Cuando un archivo fuente se convierte en conocimiento central, se traslada del almacenamiento personal al organizacional. Se eliminan el propietario personal y la vinculación de carpeta. Así, el documento de conocimiento se conserva aunque la cuenta del usuario que lo subió originalmente se elimine después.
Usa Archivado si el conocimiento ya no debe estar activo pero debe conservarse. Elimina un documento solo si también se deben eliminar definitivamente el archivo fuente, la versión canónica y el índice de búsqueda.
¿Qué es OKF?
OKF (Open Knowledge Format) es el formato transferible de la base de conocimientos central. Consiste en Markdown común con frontmatter YAML para metadatos de contenido.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
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# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
El estado de publicación y el alcance escolar siguen siendo configuraciones de seguridad separadas en AI-School; no forman parte del documento transferible.
Importar y exportar OKF
Con el botón de exportación descargas los documentos centrales de conocimiento como un paquete ZIP. El paquete contiene documentos Markdown, un index.md y un registro de exportación. El archivo PDF o Word original se conserva en AI-School como fuente.
Con el botón de importación añades un paquete ZIP con documentos Markdown. Los documentos importados comienzan como Borrador, para que un administrador pueda revisar título, contenido, alcance y metadatos antes de publicar.
Un paquete puede contener hasta 25 documentos Markdown y 8 MB de contenido empaquetado y desempaquetado. Divide colecciones más grandes en varios paquetes.
Comprobación de extremo a extremo
- Publica un documento con un hecho claramente reconocible.
- Inicia sesión como usuario de una escuela dentro del alcance establecido.
- Verifica que el documento esté en Documentos y pueda abrirse.
- Haz una pregunta relevante en un chat común sin seleccionar manualmente el documento.
- Comprueba que la respuesta coincida con el documento y que se mencione la fuente central.
- Repite la prueba con un usuario fuera del alcance; no debe ver ni usar el documento en el chat.
Para archivos que un usuario solo vincula a una conversación, lee Chat con documentos.