SharePoint-Ordner als zentrale Wissensquelle

Administratoren verknüpfen Dokumente aus einem SharePoint-Ordner mit der Wissensdatenbank von AI-School.

Datum: 2026-10-16

Kategorie: Neuigkeiten

Ein SharePoint-Ordner kann jetzt als zentrale Quelle für die Wissensdatenbank von AI-School dienen. Dokumente aus diesem Ordner und seinen Unterordnern werden verarbeitet. Administratoren legen über den Geltungsbereich, die Zielgruppe und den Veröffentlichungsstatus fest, für wen die Inhalte verfügbar sind.

Für Administratoren: Gehen Sie zu Verwaltung → Wissensdatenbank → Hinzufügen → SharePoint-Ordner → Ordner verknüpfen. Geben Sie einen Titel und die Ordner-URL ein, wählen Sie den Geltungsbereich und die Zielgruppe aus und setzen Sie den Veröffentlichungsstatus auf Veröffentlicht. Zuvor muss die Microsoft-Organisations-App über Sites.Selected und die Administratorzustimmung verfügen. Zusätzlich ist ein separater read-Zugriff auf die betreffende SharePoint-Website erforderlich.

AI-School überprüft den Ordner automatisch alle 15 Minuten und verarbeitet anschließend die Dokumente. Neue Dateien werden hinzugefügt, Änderungen übernommen und gelöschte Dateien aus der aktiven Wissensdatenbank entfernt. Mit Jetzt synchronisieren kann ein Administrator sofort eine Überprüfung starten. Aktualisieren zeigt lediglich den aktuellen Verarbeitungsstatus an.

Für Benutzer: Veröffentlichte Dokumente sind gemäß den bestehenden Berechtigungen der Wissensdatenbank verfügbar. Dafür muss keine persönliche SharePoint-Verbindung aktiviert werden. Möchte ein Administrator die Quelle entfernen, ist dies über SharePoint-Ordner → Verknüpfung aufheben möglich. Neue Importe werden gestoppt und die verknüpften Dokumente sofort in der Wissensdatenbank ausgeblendet. Die Originaldateien bleiben in SharePoint; gespeicherte private Kopien bleiben in der KI-Umgebung erhalten.

Achten Sie beim Verknüpfen darauf, dass Geltungsbereich und Zielgruppe zu den Dokumenten im Ordner passen – auch dann, wenn später neue Dateien hinzugefügt werden.