Vues et visibilité

AI-School adapte l’application à ton rôle, ton environnement et tes paramètres personnels. Il peut donc arriver que tu ne voies pas un bouton, un modèle, un outil ou une connexion, alors qu’une autre personne le voit.

Ce n’est généralement pas une erreur. AI-School affiche uniquement les éléments qui sont disponibles, autorisés et pertinents pour ton compte à ce moment-là.

Pourquoi tout le monde ne voit-il pas la même chose ?

L’interface est construite en plusieurs couches :

1. Ton rôle : élève, employé, admin, admin de direction ou super admin.
2. Ton statut d’enseignant : chez les employés, il peut être indiqué si quelqu’un est enseignant ou n’a pas de tâches pédagogiques.
3. L’environnement : les paramètres de l’école, de l’organisation ou du tenant.
4. Restrictions et accès : par exemple, si les élèves ou les employés peuvent utiliser certaines fonctions.
5. Modèles et fournisseurs disponibles : quels modèles d’IA sont activés dans l’environnement.
6. Paramètres des outils : quels outils sont visibles, automatiquement disponibles, activés ou désactivés.
7. Connexions et accès MCP : si les connexions sont autorisées et si tu es connecté avec le bon fournisseur.
8. Tes préférences personnelles : par exemple l’affichage Instappen ou Standaard, le fournisseur par défaut et les exceptions personnelles d’outils.
9. Le contexte actuel du chat : certains boutons disparaissent ou sont désactivés pendant une réponse en cours, dans un assistant, en mode document ou dans une connexion spécifique.

Un bouton manquant ne signifie donc pas automatiquement que tu n’as pas les droits. Parfois, la fonction est désactivée dans ton environnement. Parfois, tu utilises l’affichage Instappen. Parfois, la fonction appartient uniquement à un autre modèle ou fournisseur.

Affichage Instappen et Standaard

Les utilisateurs avec un compte non-élève peuvent choisir dans Préférences combien d’options ils veulent voir dans l’application. Ces modes s’appellent dans l’application :

• Instappen : affichage épuré avec moins d’options.
• Standaard : toutes les possibilités et paramètres sont visibles.

Cette option n’est pas disponible pour les élèves dans la page des préférences. Pour les élèves, l’affichage disponible est surtout déterminé par la configuration de l’environnement.

Standaard

En Standaard, tu vois l’interface complète dans la limite de ce que ton rôle et ton environnement autorisent. Tu peux par exemple :

• choisir le fournisseur d’IA par défaut dans Préférences ;
• définir des instructions générales et supplémentaires ;
• utiliser le sélecteur de modèle dans les paramètres du chat et lors des réponses ;
• utiliser les modes d’entrée directe pour chat, texte vers image, texte vers audio et documents si disponibles ;
• ouvrir les options supplémentaires du chat ;
• changer d’onglet sur l’écran d’accueil entre liens, fichiers, images et statistiques ;
• lancer des outils et connexions depuis l’écran d’accueil ;
• définir des exceptions personnelles d’outils ;
• gérer les connexions drive, sauf pour les comptes élèves.

Instappen

En Instappen, le chat classique reste disponible, mais AI-School cache plusieurs choix avancés. Cela rend l’interface plus épurée.

Dans cet affichage disparaissent notamment :

• le fournisseur d’IA par défaut dans Préférences ;
• les instructions générales, instructions supplémentaires et style de réponse personnel ;
• le sélecteur de modèle dans le panneau latéral du chat et lors des réponses ;
• les boutons de mode d’entrée directe pour image, audio et documents ;
• le bouton des options supplémentaires du chat ;
• le sélecteur de tableau de bord pour liens, fichiers, images et statistiques ;
• le bloc outils et connexions sur l’écran d’accueil ;
• le bouton pour créer un nouvel assistant depuis l’écran d’accueil ;
• les exceptions personnelles d’outils ;
• les connexions drive.

Tout ne disparaît pas. L’historique et les assistants disponibles peuvent rester visibles. Certaines configurations ou outils liés au chat peuvent aussi apparaître dans un contexte de chat existant, selon le chat, l’assistant ou le workflow choisi.

Pourquoi ne vois-je pas le sélecteur de modèle ?

La raison la plus fréquente est que Instappen est activé.

Le sélecteur de modèle est caché en Instappen :

• dans le panneau latéral du chat ;
• lors des réponses précédentes ;
• dans les parties de la fenêtre de chat où tu peux normalement changer de modèle.

Si tu veux pouvoir choisir des modèles ou réessayer une réponse avec un autre modèle, passe l’affichage en Standaard via Préférences.

Rôles et affichage des rôles

AI-School utilise les rôles pour déterminer quelles parties de l’application sont chargées. Un rôle n’est pas une description complète de fonction. L’affichage final dépend aussi des permissions, de l’environnement, de la portée école ou direction et des paramètres personnels.

Chez les employés, il y a en plus une distinction importante : enseignant ou non-enseignant. Ce n’est pas un rôle principal distinct comme élève ou admin, mais une caractéristique du compte employé. Un employé peut donc être employé et en même temps enseignant, ou employé sans tâches pédagogiques.

Élève

Un compte élève utilise l’affichage élève. Cet affichage est destiné à l’utilisation d’AI-School dans le contexte élève, par exemple pour chatter, travailler avec les leçons disponibles ou accéder aux parties autorisées par l’environnement.

Un élève ne voit pas l’environnement de gestion général. Certaines fonctions peuvent aussi être disponibles ou non selon les heures d’accès, limites ou paramètres individuels.

Employé

Un compte employé utilise l’affichage employé. C’est l’environnement de travail classique pour les employés : chatter, utiliser les assistants disponibles, consulter l’historique, gérer les fichiers et définir ses préférences.

Si un employé voit des possibilités supplémentaires, comme les connexions MCP, le chat vocal ou la création de documents, cela dépend des paramètres de l’environnement et des accès individuels éventuels.

Enseignant

Un enseignant est un employé dont le profil indique Est enseignant ? sur Oui. Ce statut peut être défini manuellement par un admin, importé via un import d’employés ou repris d’une connexion comme Somtoday.

Un enseignant voit dans l’affichage employé des parties supplémentaires orientées pédagogie. Par exemple :

• Groupes dans le menu principal ;
• Sélectionner groupes dans les paramètres ;
• l’onglet Leçons sur la page des assistants ;
• ses propres leçons que l’enseignant peut gérer ou tester ;
• des possibilités liées au partage de matériel pédagogique ou d’assistants avec des groupes.

Un enseignant reste en même temps un employé classique. Le statut enseignant ne donne pas de droits d’administration généraux et ne rend pas automatiquement admin.

Employé non-enseignant

Un employé non-enseignant a le même rôle de base employé, mais sans tâches pédagogiques. Cet employé peut chatter, utiliser les assistants disponibles, consulter l’historique, gérer les fichiers et définir ses préférences.

Ce qui manque généralement par rapport à un enseignant :

• pas de Groupes dans le menu principal ;
• pas de Sélectionner groupes pour les groupes de cours ;
• pas d’onglet Leçons sur la page des assistants ;
• pas de leçons d’enseignant propres à gérer ou tester.

Les employés non-enseignants peuvent quand même voir des assistants ou workflows partagés avec eux si l’environnement le permet.

Admin

Un compte admin a accès à l’environnement de gestion dans la portée de sa propre école ou établissement. Les panneaux de gestion visibles sont ensuite filtrés selon les permissions et la portée.

Un admin peut aussi voir l’application en tant qu’employé. Dans cet affichage, les parties spécifiques admin disparaissent de l’interface utilisateur classique, pour que l’admin voie mieux ce que les employés expérimentent.

Admin de direction

Un admin de direction a un rôle de gestion plus large qu’un admin classique. Ce rôle peut voir des paramètres au niveau de l’environnement ou de la direction qui ne sont pas toujours accessibles aux admins d’école, comme des paramètres d’environnement plus larges, des permissions ou des paramètres centraux d’IA.

Un admin de direction peut aussi regarder avec l’affichage de rôle d’admin d’école ou d’employé. Ainsi, un même utilisateur peut voir différentes interfaces selon l’affichage de rôle actif.

Modèles et fournisseurs

Les modèles de langue, image et voix disponibles proviennent de la configuration des modèles de l’environnement. Une école ou organisation peut déterminer quels fournisseurs et modèles sont disponibles.

Il peut donc arriver que :

• OpenAI, Claude, Google ou l’IA européenne ne soient pas tous visibles ;
• un modèle mentionné dans une actualité ou un exemple ne soit pas dans ton environnement ;
• les modèles d’image ou de voix soient différents des modèles de langue ;
• un assistant fonctionne avec un modèle fixe ;
• un outil ne soit pas disponible pour le modèle choisi.

Les connexions intégrées Google et Microsoft sont indépendantes du fournisseur. Elles peuvent être utilisées avec OpenAI, Claude, Gemini et Mistral, dans la mesure où le modèle choisi supporte l’usage d’outils.

Outils : automatique, activé, désactivé et non visible

Les outils peuvent être configurés de différentes manières.

Automatique

L’outil est disponible, mais l’IA décide elle-même si l’outil est nécessaire. C’est la configuration normale pour beaucoup d’outils.

Activé

L’outil est explicitement activé pour toi ou pour le chat. AI-School essaie alors de rendre l’outil plus directement accessible.

Désactivé

L’outil est visible comme option, mais pas disponible pour toi ou pour ce chat.

Non visible

C’est la restriction la plus forte. Si un administrateur met un outil sur Non visible, l’outil disparaît de la fenêtre de chat et de tes préférences personnelles. Tu ne peux pas activer cet outil toi-même.

Les paramètres personnels d’outil sont donc seulement des exceptions à ce que l’environnement a rendu visible. Ils ne peuvent pas faire réapparaître un outil caché.

Outils spécifiques au fournisseur

Tous les outils ne fonctionnent pas avec tous les fournisseurs d’IA.

Exemples :

• OpenAI a ses propres outils natifs, comme la recherche web et l’interpréteur de code.
• Claude a ses propres outils, comme la recherche web, la récupération de pages web et l’exécution de code.
• Google a ses propres outils natifs, comme Google Search, le contexte URL, Maps et l’exécution de code.
• Certains outils généraux fonctionnent indépendamment du fournisseur.

Si tu changes de fournisseur de modèle, la liste des outils peut donc changer. C’est un comportement attendu. AI-School adapte les paramètres des outils au fournisseur associé au modèle choisi.

Pour les outils natifs Google, il y a en plus la contrainte qu’ils ne peuvent pas toujours être combinés avec des outils fonctionnels généraux. Si des outils natifs Google sont actifs, AI-School peut désactiver d’autres outils dans ce cycle pour que l’appel au modèle fonctionne techniquement bien.

Connexions et outils MCP

Sous Outils sur l’écran d’accueil, différents types de connexions peuvent apparaître :

• outils AI-School intégrés ;
• serveurs MCP personnels ;
• serveurs MCP organisationnels ;
• connexions intégrées comme Google Agenda, Google Drive, Gmail, Microsoft Teams, Outlook et SharePoint.

Si tu les vois dépend de plusieurs conditions.

Accès MCP

L’environnement détermine séparément si les employés et élèves peuvent utiliser les connexions MCP. De plus, un admin peut définir une exception individuelle par employé ou élève :

• autorisé ;
• non autorisé ;
• par défaut, donc suivre le paramètre de l’environnement.

Si l’accès MCP est désactivé, tu ne vois pas le bouton pour ajouter un serveur MCP et les connexions MCP organisationnelles ou personnelles disparaissent de ton affichage.

Fournisseur connecté

Certains connecteurs ne sont visibles que si tu es connecté avec le bon fournisseur.

Exemples :

• Google Agenda, Google Drive et Gmail nécessitent une autorisation Google distincte.
• Outlook, Microsoft Teams et SharePoint nécessitent une autorisation Microsoft distincte.

Ta connexion AI-School normale peut utiliser email et mot de passe. Le connecteur ouvre une connexion OAuth séparée et stocke ensuite l’autorisation côté serveur.

Donner à nouveau l’autorisation

Pour certaines connexions, tu dois donner une autorisation supplémentaire. Une connexion normale ne suffit pas, car le connecteur a besoin de droits supplémentaires, par exemple pour lire l’agenda ou rechercher des fichiers. AI-School demande cette autorisation quand tu démarres la connexion.

Desktop et MCP local

Les serveurs MCP locaux et l’accès local aux fichiers font partie de l’application desktop. Si tu utilises la version web, tu ne verras pas les possibilités spécifiques desktop.

Contexte du chat : pourquoi quelque chose est-il temporairement caché ou désactivé ?

Certains éléments sont seulement temporairement cachés ou désactivés.

Cela peut arriver lorsque :

• une réponse est en cours de génération ;
• tu es dans un assistant contrôlé ou une leçon ;
• tu travailles avec un type de prompt fixe, comme le mode document ;
• un chat précédent a enregistré un paramètre d’outil propre ;
• un message est régénéré ;
• le modèle local choisi ne supporte pas l’usage d’outils ;
• un outil n’est pas supporté par le modèle choisi ;
• tu utilises un mobile et la mise en page est plus compacte.

Dans ce cas, attends que la réponse soit terminée, ouvre un nouveau chat ou vérifie si tu es dans un assistant, en mode document ou dans un chat de connexion.

Paramètres de gestion qui influencent la visibilité

Les admins peuvent influencer la visibilité à différents endroits.

Restrictions

Dans les restrictions, un environnement peut définir si les employés ou élèves ont accès à des fonctions comme :

• connexions MCP ;
• chat vocal ;
• création de documents ;
• limites d’utilisation et heures d’accès.

De plus, les admins peuvent définir des exceptions individuelles pour certains employés ou élèves.

Modèles

Dans les paramètres des modèles, l’environnement détermine quels modèles de langue, image et voix sont disponibles. Si un fournisseur ou modèle n’y est pas inclus, il n’apparaît pas dans le sélecteur de modèle.

Outils

Dans les paramètres des outils, on peut définir par fournisseur si les outils sont automatiquement disponibles, activés, désactivés ou non visibles. Surtout Non visible est important : les utilisateurs ne peuvent pas réactiver un tel outil eux-mêmes.

Connexions

Les connexions intégrées Google et Microsoft ainsi que les serveurs MCP organisationnels sont gérés séparément. Ils n’apparaissent que s’ils sont activés pour l’environnement et si l’utilisateur remplit les conditions d’accès.

FAQ : Aide ! je ne vois pas quelque chose

Je ne vois pas le sélecteur de modèle

Vérifie si tu utilises l’affichage Instappen. Va dans Préférences et passe l’affichage en Standaard. Si tu ne vois pas cette option, ton rôle ou environnement peut déterminer l’affichage que tu as.

Je ne vois pas Assistants dans le menu

En Instappen, Assistants est caché dans le menu principal. Les assistants disponibles peuvent encore être visibles sur l’écran d’accueil. Mets l’affichage en Standaard si tu veux ouvrir la page dédiée aux assistants via le menu.

Je ne vois pas Leçons chez les Assistants

L’onglet Leçons est destiné aux employés configurés comme enseignants. Si tu vois Assistants mais pas Leçons, tu es probablement un employé sans statut enseignant. Demande à un admin de vérifier dans ton profil employé si Est enseignant ? est sur Oui.

Je ne vois pas Groupes ou Sélectionner groupes

Ces éléments font partie de l’affichage enseignant. Un employé sans statut enseignant ne les voit normalement pas. Les élèves peuvent voir un choix de groupe propre, mais c’est un affichage différent de la fonction enseignant pour les groupes.

Je ne vois pas Outils ou Connexions sur l’écran d’accueil

En Instappen, le bloc outils et connexions sur l’écran d’accueil est caché. Mets l’affichage en Standaard. Vérifie ensuite si ton environnement autorise l’accès MCP et les outils.

Je ne vois pas un outil particulier

Probablement l’outil est configuré en Non visible dans l’environnement, l’outil n’est pas disponible pour le fournisseur choisi, ou l’outil ne correspond pas à ton contexte de chat actuel. Tu ne peux pas réactiver un outil caché via les préférences.

Je vois un outil mais il ne fonctionne pas dans ce chat

L’outil peut être désactivé pour ce chat, ne pas correspondre au modèle choisi, ou être temporairement indisponible pendant la génération. Essaie éventuellement un nouveau chat et vérifie tes paramètres d’outil.

Je ne vois pas Google Agenda, Gmail ou Google Drive

Ces connexions doivent être activées par l’environnement. Ouvre Préférences → Outils, active la connexion Google souhaitée et complète l’autorisation Google distincte.

Je ne vois pas Outlook, Teams ou SharePoint

Ces connexions doivent être activées par l’environnement. Ouvre Préférences → Outils, active la connexion Microsoft souhaitée et complète l’autorisation Microsoft distincte.

Je ne peux pas ajouter de serveur MCP

L’accès MCP peut être désactivé dans l’environnement pour ton rôle. Un admin peut aussi avoir défini une exception individuelle sur non autorisé pour ton compte.

Mon collègue voit plus de modèles que moi

Vérifie d’abord que vous utilisez tous les deux l’affichage Standaard. Ensuite, la différence peut venir d’un rôle différent, d’une école/établissement différent, d’un contexte de chat actif, d’une préférence personnelle ou de l’environnement.

Mon collègue voit Leçons ou Groupes et pas moi

Vérifie que vous avez tous les deux le même statut enseignant. Un employé avec statut enseignant voit des éléments pédagogiques comme Groupes, Sélectionner groupes et l’onglet Leçons. Un employé sans statut enseignant ne voit normalement pas ces éléments.

Je ne vois pas un modèle mentionné dans un article ou une formation

Le manuel peut citer des exemples de modèles qui ne sont pas activés dans tous les environnements. L’administrateur détermine quels modèles sont disponibles dans ton environnement.

Un modèle est grisé ou non sélectionnable

Vérifie si le modèle est disponible dans l’environnement et compatible avec ton affichage. Une connexion active ne grise pas d’autres modèles ; elle est disponible pour tout modèle adapté qui supporte l’usage d’outils.

Je ne vois pas Instructions générales ou Instructions supplémentaires

Ces paramètres font partie des préférences avancées. Mets ton affichage en Standaard. En Instappen, ces préférences avancées sont cachées.

Je ne vois pas les connexions Drive

Les connexions Drive sont uniquement en Standaard et ne sont pas visibles pour les élèves. De plus, tu dois pouvoir te connecter avec le bon fournisseur ou redonner l’autorisation.

Je ne vois pas l’IA locale ou MCP local

L’IA locale, l’accès local aux fichiers et les serveurs MCP locaux font partie de l’application desktop. Ils n’apparaissent pas dans la version web.

Je ne vois pas quelque chose sur mobile

Sur les petits écrans, AI-School utilise une mise en page plus compacte. Ouvre le menu latéral via l’icône hamburger ou essaie la même page sur un écran plus grand.

Que dois-je communiquer au support ou à mon administrateur ?

Donne les informations aussi concrètes que possible :

• quel bouton, outil, connexion ou modèle te manque ;
• où tu t’attendais à le voir ;
• si tu es élève, employé, admin ou admin de direction ;
• si tu es employé avec ou sans tâches pédagogiques ;
• si tu utilises Instappen ou Standaard ;
• avec quel fournisseur de connexion tu es connecté, par exemple Google, Microsoft ou email/mot de passe ;
• si tu travailles dans un chat classique, un assistant, en mode document ou dans un chat de connexion.

Avec ces informations, un administrateur peut généralement vérifier rapidement s’il s’agit d’une préférence personnelle, d’un rôle, d’un paramètre d’environnement ou d’une limitation technique.