Documenttemplates beheren
Met documenttemplates kun je vaste Word-documenten beschikbaar maken voor Tekst naar document. Gebruikers kiezen dan niet alleen voor een vrij document, maar kunnen ook een template selecteren met vooraf ingestelde invulvelden. Je beheert templates via Beheer → Basisgegevens → Templates.
Een template is bedoeld voor documenten met een vaste opmaak, zoals brieven, facturen, vergadernotulen, toetsen, studiewijzers, antwoordbladen, rapporten of formulieren. De opmaak blijft in Word bewerkbaar, terwijl AI-School de velden vanuit de chat en het formulier vult.
Templates uploaden
Klik op Template uploaden en kies een .docx-bestand. Na het uploaden analyseert AI-School de tags in het Word-bestand en maakt automatisch een SurveyJS-formulier voor de documenttool.
Voor elk template vul je verplicht in:
- Titel — de naam die gebruikers zien bij het kiezen van een template.
- Beschrijving — korte uitleg waarvoor het template bedoeld is.
- Type — bepaalt welke visuele tegel wordt getoond, bijvoorbeeld Brief, Factuur, Vergadernotulen, Toets, Studiewijzer, Antwoordblad, Rapport, Formulier of Overig.
Met de voorbeeldknop kun je het gekoppelde Word-bestand bekijken. Zo controleer je snel of je het juiste bronbestand hebt gekoppeld.
Beschikbaarheid
Templates kunnen op omgevingsniveau en op schoolniveau bestaan. Medewerkers zien de actieve templates van de omgeving én van hun school. Je kunt templates uitschakelen zonder ze te verwijderen. Uitgeschakelde templates blijven bewaard, maar worden niet aangeboden aan gebruikers.
Schooladmins kunnen templates beheren voor hun school. Bestuursadmins beheren templates op omgevingsniveau. Voor schoolbranding bepaalt de bestuursadmin via permissies of schooladmins de Branding-tegel zien; Templates blijven voor schooladmins beschikbaar.
Template maken in Word
Gebruik in Word enkele accolades voor invulvelden:
{klantnaam}
{datum}
{onderwerp}
Gebruik bij voorkeur veldnamen met kleine letters en underscores, bijvoorbeeld {naam_vergadering} of {contactpersoon_email}. Typ tags als één doorlopende tekst. Als Word een tag intern opknipt door verschillende opmaak binnen dezelfde tag, kan de vervanging mislukken.
Herhalende velden en tabellen
Voor lijsten en tabelrijen gebruik je de loop-syntax van easy-template-x:
{#agendapunten}{nummer}. {agendapunt}{/agendapunten}
Voor een tabel zet je de openingstag en sluitingstag in dezelfde rij:
{#actiepunten}{actiepunt} | {eigenaar} | {deadline} | {status}{/actiepunten}
Zet velden zoals {nummer} en {agendapunt} niet los buiten de loop. Ze horen binnen {#agendapunten} en {/agendapunten}.
Afbeeldingen en logo's
Voor afbeeldingen gebruik je in Word een placeholder-afbeelding. Selecteer de afbeelding, open de alternatieve tekst en zet de tag in de alt-tekst, bijvoorbeeld:
{logo}
{afbeelding}
{handtekening}
AI-School maakt hiervan een bestandsveld in het formulier. De gebruiker kiest de afbeelding via de mediabeheerder. De grootte en positie van de placeholder in Word bepalen zoveel mogelijk de grootte en positie in het einddocument.
Formulier controleren
Na het uploaden kun je het formulier bewerken. Controleer vooral:
- of afbeeldingsvelden als bestandsveld worden getoond;
- of herhalende velden als dynamische lijst of tabelrij worden getoond;
- of verplichte velden logisch zijn ingesteld;
- of de titel van het formulier overeenkomt met de titel van het template.
Gereserveerde tags
Sommige tags worden automatisch door AI-School ingevuld. Deze waarden worden niet aan het taalmodel gestuurd. De AI ziet alleen dat het veld bestaat; de applicatie vult de echte gegevens lokaal in. Dit is belangrijk voor vertrouwelijke persoonsgegevens en organisatiegegevens.
Gebruik waar mogelijk deze gereserveerde tags:
| Gegeven | Tags |
|---|---|
| Organisatienaam | {naam_organisatie}, {organisatie_naam}, {organisatienaam} |
| Organisatieadres | {adres_organisatie}, {organisatie_adres}, {organisatieadres} |
| Organisatiepostcode | {postcode_organisatie}, {organisatie_postcode}, {organisatiepostcode} |
| Organisatieplaats | {plaats_organisatie}, {organisatie_plaats}, {organisatie_plaatsnaam}, {plaatsnaam_organisatie} |
| Omgevingsnaam | {naam_omgeving}, {omgeving_naam}, {omgevingnaam} |
| Schoolnaam | {naam_school}, {school_naam}, {schoolnaam} |
| Schooladres | {adres_school}, {school_adres}, {schooladres} |
| Schoolpostcode | {postcode_school}, {school_postcode}, {schoolpostcode} |
| Schoolplaats | {plaats_school}, {school_plaats}, {school_plaatsnaam}, {plaatsnaam_school} |
| Accountnaam | {naam_account}, {account_naam}, {accountnaam} |
| Account e-mail | {email_account}, {account_email}, {accountemail} |
| Accountfunctie | {functie_account}, {account_functie}, {accountfunctie} |
| Gebruikersnaam | {naam_gebruiker}, {gebruiker_naam}, {gebruikersnaam} |
| Gebruiker e-mail | {email_gebruiker}, {gebruiker_email}, {gebruikeremail} |
| Gebruikersfunctie | {functie_gebruiker}, {gebruiker_functie}, {gebruikerfunctie} |
| Medewerkernaam | {naam_medewerker}, {medewerker_naam}, {medewerkernaam} |
| Medewerker e-mail | {email_medewerker}, {medewerker_email}, {medewerkeremail} |
| Medewerkerfunctie | {functie_medewerker}, {medewerker_functie}, {medewerkerfunctie} |
Vraag de gebruiker niet om deze gegevens als ze al uit de school, omgeving of het account bekend zijn. De documenttool vult ze automatisch vooraf in wanneer de tag in het template voorkomt.
Doelgroep per template
Bij een template op school- of vestigingsniveau kies je bij het uploaden of via Details bewerken de doelgroep: de hele school, specifieke personen (medewerkers of leerlingen) of specifieke afdelingen. Kies bij personen of afdelingen minstens één optie en sla op. De doelgroep staat op de templatekaart en is later aanpasbaar met dezelfde beheerrechten. Bestaande templates blijven voor de hele school beschikbaar totdat je de doelgroep wijzigt. Afdelingen komen uit de schooladministratie; de huidige afdelingen van de medewerker bepalen de toegang. Bij het kiezen en gebruiken van een template wordt de toegang opnieuw gecontroleerd, ook vanuit een bestaande chat. Omgevingstemplates behouden hun bestaande beschikbaarheid.
Sjabloon maken of bewerken met AI
Kies Maak met AI in de werkbalk of Bewerk met AI bij een bestaand template. Upload een Word-document en klik op Voorstel maken. Extra instructies zijn optioneel. AI bepaalt zelf de invulvelden en behoudt de opmaak en het logo.
Beschrijf het gewenste sjabloon of de wijzigingen. Controleer tekst en invulvelden en bekijk een proefinvulling vóór opslaan.